Política de privacidade

1. Quem somos e alcance

1.1. Esta Política de Privacidade (“Política”) explica como a CartaFlow (“CartaFlow”) trata dados pessoais, nos termos da Lei nº 13.709/2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (“LGPD”), da Lei nº 12.965/2014 (“Marco Civil da Internet”) e das demais normas aplicáveis.

1.2. Esta Política se aplica aos dados pessoais tratados pela CartaFlow em:

1. o site cartaflow.com.br, a documentação em docs.cartaflow.com.br e as demais páginas e subdomínios da CartaFlow (“Site”);
2. a plataforma em app.cartaflow.com.br, incluindo cadastro, painel, conta, API e integrações (“Plataforma”);
3. as páginas de verificação de endereço físico hospedadas pela CartaFlow, abertas pelo QR code ou pelo código impresso na carta de verificação (“Páginas de Verificação”);
4. a impressão, o envelopamento e a postagem de correspondências e de cartas de verificação (com os itens anteriores, os “Serviços”);
5. os canais de atendimento, suporte, vendas e marketing, como e-mail, telefone, WhatsApp, chat, formulários, redes sociais, pesquisas, eventos, webinars e feiras.

1.3. Nesta Política: “Cliente” é a pessoa jurídica com CNPJ que contrata os Serviços; “Usuário” é a pessoa natural que acessa a Plataforma em nome do Cliente, como sócios, administradores, empregados e prestadores; “Visitante” é quem navega no Site; “Contato Comercial” é o profissional que interage com a CartaFlow em ações de vendas, marketing, eventos ou parcerias, inclusive representantes de fornecedores e parceiros; “Destinatário” é a pessoa a quem o Cliente endereça uma correspondência ou uma carta de verificação; e “titular” é a pessoa natural a quem os dados se referem.

1.4. Esta Política deve ser lida com a Política de Cookies, que detalha o uso de cookies e tecnologias semelhantes, e com os Termos de Uso, que regulam a contratação dos Serviços e o tratamento de dados que a CartaFlow realiza em nome do Cliente.

1.5. Esta Política não se aplica a sites, aplicativos e serviços de terceiros, inclusive os acessados por links no Site ou na Plataforma, nem ao tratamento que o Cliente realiza em seus próprios sistemas. Cada terceiro responde por suas próprias práticas de privacidade.

2. Controladora e operadora

2.1. A LGPD distingue o controlador, a quem competem as decisões sobre o tratamento, e o operador, que trata dados pessoais em nome do controlador (art. 5º, VI e VII, da LGPD). A CartaFlow exerce um ou outro papel conforme a atividade.

2.2. A CartaFlow é controladora dos dados pessoais que trata para finalidades próprias, entre eles:

1. dados de Visitantes, Usuários, Contatos Comerciais e representantes do Cliente;
2. dados de cadastro, autenticação, faturamento, cobrança, pagamento e análise de risco das contas;
3. mensagens de suporte e atendimento;
4. dados usados em marketing, publicidade, pesquisas e eventos;
5. registros de acesso a aplicações de internet, que a CartaFlow deve guardar por força do art. 15 do Marco Civil da Internet, e demais registros de segurança, auditoria e prevenção a fraude, inclusive os gerados nas Páginas de Verificação.

2.3. A CartaFlow é operadora quando trata dados pessoais em nome do Cliente e segundo as instruções dele (art. 39 da LGPD), o que inclui:

1. os nomes, os endereços e o conteúdo dos arquivos de cada correspondência que o Cliente envia pela API ou pelo painel;
2. os dados dos Destinatários de cartas de verificação, inclusive o código, o status da verificação, as informações que eles fornecem nas Páginas de Verificação e o que é registrado quando informam o código ou compartilham a localização, na forma da cláusula 3.5 e da cláusula 3.7;
3. quaisquer outros dados pessoais que o Cliente inclua nos arquivos, campos e metadados enviados à Plataforma.

2.4. Nas atividades da cláusula 2.3, o Cliente é o controlador e decide quais dados enviar, a quem, com qual finalidade e com qual base legal. Cabe ao Cliente ter base legal para o tratamento e para cada envio, informar os Destinatários e atender aos pedidos deles. A CartaFlow não revisa o conteúdo das correspondências. As obrigações de cada parte nesse tratamento estão nos Termos de Uso.

2.5. Mesmo nas atividades em que é operadora, a CartaFlow trata como controladora, no limite do necessário, os dados indispensáveis para cumprir obrigações legais, guardar registros de acesso, comprovar a execução dos Serviços, proteger a segurança da Plataforma, prevenir fraudes e abusos, exercer direitos em processos e produzir estatísticas agregadas ou anonimizadas sobre o uso dos Serviços.

3. Quem recebeu uma correspondência

3.1. Quem recebeu uma correspondência ou uma carta de verificação enviada por meio da CartaFlow a recebeu por iniciativa de um Cliente, que é o remetente. O remetente é identificado no envelope ou no conteúdo da correspondência e é o controlador dos dados usados no envio. A CartaFlow imprime, envelopa e posta a correspondência em nome dele.

3.2. A carta de verificação de endereço físico traz a marca do Cliente, e não a da CartaFlow. A Página de Verificação aberta pelo QR code também exibe apenas a marca do Cliente, embora seja operada pela CartaFlow em nome dele. A página informa o que é registrado e para quê, que o Cliente é o responsável pelos dados e, quando o Cliente os cadastra, o contato dele e o link da política de privacidade dele.

3.3. Pedidos sobre o motivo do envio, a origem do endereço, a correção ou a eliminação de dados, o fim de envios futuros e os demais direitos do titular devem ser dirigidos ao remetente, pelos canais que ele informa. A CartaFlow não decide sobre esses envios e não pode atender sozinha a pedidos que dependam de decisão do Cliente.

3.4. Se o titular não conseguir identificar ou contatar o remetente, pode escrever para privacidade@cartaflow.com.br, informando o que constar do envelope ou da carta, como o nome do remetente, a data aproximada de recebimento e, se houver, o código de rastreamento ou o código de verificação. Nesse caso, a CartaFlow:

1. informará que atua como operadora e indicará, sempre que possível, o Cliente que é o controlador; e
2. poderá encaminhar o pedido ao Cliente, para que ele responda.

3.5. Cada vez que alguém informa um código numa Página de Verificação, certo ou errado, a CartaFlow registra, em nome do Cliente e para que ele possa comprovar a confirmação do endereço:

1. a data e a hora, o endereço IP e se a pessoa chegou pelo QR code ou digitou o código;
2. a localização aproximada inferida do endereço IP (cidade, estado, país, CEP e coordenadas aproximadas), que indica onde o IP está registrado e não a posição da pessoa;
3. o identificador do navegador (user agent) e, a partir dele, o tipo de aparelho, o sistema operacional e o navegador, com as versões;
4. o idioma e o fuso horário do navegador, o tamanho da tela e o tempo entre a abertura da página e o envio do código.

3.6. Esses dados são mostrados ao Cliente no painel e na API, junto com o resultado da verificação. Eles são tratados pela CartaFlow como operadora, na forma da cláusula 2.3, e guardados pelos prazos da cláusula 10.2 para dados de verificações.

3.7. Depois de confirmar o código, a pessoa pode, se quiser, compartilhar a localização precisa do aparelho. Compartilhar é opcional, não é condição para confirmar o endereço e só acontece com o consentimento da pessoa, dado pelo toque em “Compartilhar minha localização” e pela permissão do navegador. Antes do pedido, a página explica para que a localização serve, e o pedido aparece uma única vez, logo depois da confirmação. A CartaFlow registra a latitude, a longitude e a precisão informadas pelo aparelho, calcula a distância até o endereço da carta e mostra esses dados ao Cliente no painel e na API, pelos prazos da cláusula 3.6. Para retirar o consentimento ou pedir a eliminação da localização compartilhada, a pessoa deve procurar o Cliente, na forma da cláusula 3.3, ou, se não conseguir identificá-lo ou contatá-lo, a CartaFlow, na forma da cláusula 3.4.

3.8. Além disso, nas Páginas de Verificação, a CartaFlow coleta e guarda por conta própria os registros de acesso (endereço IP, data, hora e, quando disponível, porta lógica de origem) e sinais técnicos de segurança e de prevenção a fraude, como navegador, sistema operacional, tentativas de código e bloqueios, pelos prazos da cláusula 10.2. A CartaFlow não usa a localização precisa compartilhada pela pessoa para finalidades próprias.

3.9. A CartaFlow não usa dados de Destinatários nem o conteúdo das correspondências para fazer publicidade própria, criar perfis de consumo, vender cadastros ou contatar Destinatários em nome próprio, salvo para responder a pedidos que eles enviem à CartaFlow ou quando a lei exigir.

4. Dados pessoais tratados

4.1. A CartaFlow trata as categorias de dados descritas nesta seção, conforme a relação do titular com ela. Os exemplos de cada categoria não são exaustivos, mas todo dado tratado pela CartaFlow se enquadra em uma delas.

4.2. Dados fornecidos pelo titular ou pelo Cliente:

1. identificação e contato: nome, e-mail, telefone, cargo, área, empresa, foto de perfil, idioma e, quando necessário para cadastro, faturamento ou confirmação de identidade, CPF do representante;
2. dados do Cliente e de seus representantes: razão social, nome fantasia, CNPJ, endereço, quadro societário e o endereço de remetente impresso nos envelopes e para onde volta o aviso de recebimento;
3. credenciais e configurações: senha, guardada de forma protegida, fatores de autenticação, chaves de API, preferências, marca e modelos usados nas verificações;
4. faturamento e pagamento: dados de cobrança, plano, créditos, histórico de compras e notas fiscais. Os dados completos de cartão são tratados pelo processador de pagamento, e a CartaFlow recebe apenas informações limitadas, como bandeira, últimos dígitos, validade e status;
5. comunicações: mensagens, anexos, respostas a pesquisas e, quando informado no início do atendimento ou da reunião, gravações e transcrições;
6. marketing e eventos: dados de formulários, de inscrições em conteúdos, eventos e webinars, interesses declarados e preferências de contato;
7. processos seletivos e parcerias: currículos e informações enviadas por candidatos, fornecedores e parceiros.

4.3. Dados gerados pelo uso do Site, da Plataforma e das comunicações:

1. registros de acesso: endereço IP, porta lógica de origem quando disponível, data, hora e fuso horário;
2. dados do dispositivo e da conexão: tipo e versão do navegador e do sistema operacional, idioma, resolução de tela, identificadores de cookies e de dispositivo, provedor de internet e localização aproximada inferida do endereço IP;
3. uso e navegação: páginas visitadas, origem do acesso (inclusive parâmetros de campanha e identificadores de clique), cliques, rolagem, buscas, tempo de permanência, funções usadas, eventos na Plataforma e, quando ativada, a gravação da sessão;
4. uso da API e dos Serviços: chamadas, chaves e chaves de idempotência usadas, volumes, status das correspondências (recebido, impresso, postado, cancelado), códigos de rastreamento de cartas registradas e resultados de verificações;
5. diagnóstico: relatórios de erro e registros de desempenho, que podem conter fragmentos dos dados em uso no momento da falha;
6. interação com e-mails e mensagens: entrega, abertura e cliques, medidos por pixels e links rastreáveis.

4.4. Dados recebidos de terceiros:

1. de processadores de pagamento e instituições financeiras: status de pagamentos, estornos, contestações e indícios de fraude;
2. de birôs de crédito, de prevenção a fraude e de verificação cadastral: situação cadastral, pontuação de risco e restrições, quando permitido por lei;
3. de bases públicas, como as da Receita Federal (situação do CNPJ e quadro societário), das juntas comerciais e de endereçamento postal (CEP);
4. de plataformas de publicidade, redes sociais e ferramentas de análise: dados de campanhas, conversões e relatórios, em regra agregados ou pseudonimizados;
5. de parceiros, revendedores, integradores e indicações: dados de contato de quem foi indicado ou demonstrou interesse nos Serviços;
6. de fontes profissionais e públicas, como sites corporativos, redes profissionais e listas de participantes de eventos, para identificar Contatos Comerciais, observado o art. 7º, §§ 3º, 4º e 7º, da LGPD;
7. do próprio Cliente, quando cadastra ou convida Usuários para a conta.

4.5. Dados que o Cliente envia para correspondências e verificações: nomes e endereços de Destinatários, conteúdo dos arquivos PDF, dados inseridos em campos e metadados, informações fornecidas por Destinatários nas Páginas de Verificação e os dados registrados quando eles informam o código ou compartilham a localização (cláusula 3.5 e cláusula 3.7). Esses dados são tratados na forma da cláusula 2.3.

4.6. Os dados marcados como obrigatórios no cadastro e na contratação são condição para a prestação dos Serviços (art. 9º, § 3º, da LGPD). Sem eles, a CartaFlow não consegue criar a conta, faturar ou prevenir fraudes. Os demais dados são opcionais.

4.7. A CartaFlow não pede dados pessoais sensíveis (art. 5º, II, da LGPD) para finalidades próprias, salvo nas hipóteses da cláusula 14.5. Dados sensíveis presentes em correspondências seguem a cláusula 14.1.

5. Finalidades e bases legais

5.1. A tabela abaixo indica cada finalidade, os principais dados usados e a base legal da LGPD. Quando mais de uma base se aplica a uma finalidade, a CartaFlow pode se apoiar em qualquer delas, conforme o caso concreto.

• Finalidade

  Prestar os Serviços: criar e administrar contas, autenticar Usuários, processar envios e verificações e dar suporte técnico

  Dados usados (exemplos)

  Identificação, contato, credenciais, uso da Plataforma e da API

  Base legal

  Execução de contrato e de procedimentos preliminares (art. 7º, V); legítimo interesse da CartaFlow e do Cliente quanto a Usuários e representantes que não são parte do contrato (art. 7º, IX)

• Finalidade

  Faturar, cobrar, emitir notas fiscais e manter a contabilidade

  Dados usados (exemplos)

  Dados do Cliente, de faturamento e de pagamento

  Base legal

  Execução de contrato (art. 7º, V); obrigação legal (art. 7º, II); exercício regular de direitos (art. 7º, VI); proteção do crédito (art. 7º, X)

• Finalidade

  Analisar risco e crédito, verificar o cadastro e prevenir fraudes, inclusive o uso indevido de créditos promocionais

  Dados usados (exemplos)

  CNPJ, quadro societário, dados de birôs, sinais do dispositivo, histórico de uso e de pagamento

  Base legal

  Proteção do crédito (art. 7º, X); legítimo interesse (art. 7º, IX); se houver dado biométrico na confirmação de identidade, prevenção à fraude e segurança do titular (art. 11, II, “g”)

• Finalidade

  Garantir a segurança, guardar registros de acesso e investigar incidentes e abusos

  Dados usados (exemplos)

  Registros de acesso, dados do dispositivo, diagnóstico

  Base legal

  Obrigação legal (art. 7º, II, e art. 15 do Marco Civil da Internet); legítimo interesse (art. 7º, IX)

• Finalidade

  Atender, dar suporte e enviar avisos sobre os Serviços, como segurança, cobrança, status, preços e mudanças de termos

  Dados usados (exemplos)

  Contato, comunicações, uso da Plataforma

  Base legal

  Execução de contrato (art. 7º, V); obrigação legal (art. 7º, II); legítimo interesse (art. 7º, IX)

• Finalidade

  Monitorar erros e desempenho, inclusive por gravação de sessão com mascaramento de textos e campos na Plataforma

  Dados usados (exemplos)

  Diagnóstico, dados do dispositivo, uso e navegação

  Base legal

  Legítimo interesse (art. 7º, IX)

• Finalidade

  Medir audiência, analisar o uso, fazer testes A/B e pesquisas, e desenvolver e melhorar produtos

  Dados usados (exemplos)

  Uso e navegação, dados do dispositivo, respostas a pesquisas

  Base legal

  Legítimo interesse (art. 7º, IX); consentimento (art. 7º, I) quando a Política de Cookies o exigir

• Finalidade

  Marketing direto para empresas: conteúdos, ofertas, convites e contatos comerciais por e-mail, telefone, mensagens e redes profissionais; gestão e qualificação de contatos em CRM

  Dados usados (exemplos)

  Identificação, contato, empresa, cargo, interações e preferências

  Base legal

  Legítimo interesse (art. 7º, IX), com opção de saída em cada mensagem; consentimento (art. 7º, I) quando a lei ou as regras do canal exigirem

• Finalidade

  Publicidade online, remarketing e medição de conversões por cookies, pixels e identificadores no navegador

  Dados usados (exemplos)

  Identificadores de cookies e de dispositivo, navegação, conversões

  Base legal

  Consentimento (art. 7º, I)

• Finalidade

  Excluir Clientes atuais de anúncios, encontrar públicos semelhantes e medir campanhas com listas pseudonimizadas (hash) de Clientes, Usuários e Contatos Comerciais

  Dados usados (exemplos)

  E-mail e telefone profissionais pseudonimizados, eventos de conversão

  Base legal

  Legítimo interesse (art. 7º, IX), com direito de oposição; consentimento (art. 7º, I) quando os dados vierem de cookies ou da navegação no Site

• Finalidade

  Cumprir obrigações legais e regulatórias e atender requisições de autoridades

  Dados usados (exemplos)

  Os dados exigidos por cada obrigação

  Base legal

  Obrigação legal (art. 7º, II)

• Finalidade

  Exercer e defender direitos em processos judiciais, administrativos e arbitrais

  Dados usados (exemplos)

  Os dados relacionados ao caso

  Base legal

  Exercício regular de direitos (art. 7º, VI, e art. 11, II, “d”)

• Finalidade

  Realizar auditorias, investimentos e operações societárias e avaliar candidatos, fornecedores e parceiros

  Dados usados (exemplos)

  Dados de cadastro e de contratos, currículos

  Base legal

  Legítimo interesse (art. 7º, IX); procedimentos preliminares de contrato (art. 7º, V)

• Finalidade

  Produzir estatísticas, relatórios e indicadores agregados ou anonimizados

  Dados usados (exemplos)

  Dados de uso e dos Serviços

  Base legal

  Legítimo interesse (art. 7º, IX). Dados anonimizados deixam de ser dados pessoais (art. 12)

• Finalidade

  Executar correspondências e verificações em nome do Cliente, inclusive registrar a confirmação nas Páginas de Verificação

  Dados usados (exemplos)

  Dados de Destinatários, conteúdo dos arquivos e os registros da cláusula 3.5; a localização precisa, só quando a pessoa a compartilha (cláusula 3.7)

  Base legal

  Base legal definida pelo Cliente, como controlador; a CartaFlow atua como operadora

5.2. Quando o tratamento se baseia no legítimo interesse, a CartaFlow usa apenas os dados estritamente necessários, avalia se os interesses envolvidos não se sobrepõem aos direitos e às legítimas expectativas dos titulares, registra essa avaliação e garante o direito de oposição (art. 10, art. 37 e art. 18, § 2º, da LGPD).

5.3. Quando o tratamento se baseia no consentimento, o titular pode negá-lo ou revogá-lo a qualquer momento, por procedimento gratuito e facilitado (art. 8º, § 5º, da LGPD). A revogação não afeta os tratamentos já realizados nem os que tenham outra base legal. Negar consentimento para publicidade ou para análise opcional não impede o uso dos Serviços.

5.4. A CartaFlow pode tratar dados para novas finalidades compatíveis com as desta Política, desde que haja base legal. Para finalidades incompatíveis, a CartaFlow informará os titulares antes e, se a base for o consentimento, pedirá novo consentimento.

6. Cookies

6.1. O Site, a Plataforma e as comunicações da CartaFlow usam cookies, pixels, tags, SDKs, armazenamento local e tecnologias semelhantes, próprios e de terceiros, para funcionar, manter a segurança, lembrar preferências, medir audiência e desempenho e, com consentimento, fazer publicidade.

6.2. Tecnologias estritamente necessárias e de segurança funcionam sem consentimento. As de publicidade e as demais que a Política de Cookies indicar como dependentes de consentimento só são ativadas depois do aceite do titular na ferramenta de gestão de cookies, e o aceite pode ser retirado a qualquer momento.

6.3. E-mails e mensagens da CartaFlow podem conter pixels e links rastreáveis para medir entrega, abertura e cliques. O titular pode evitar essa medição bloqueando o carregamento automático de imagens no seu programa de e-mail.

7. Decisões automatizadas e inteligência artificial

7.1. A CartaFlow pode usar regras e modelos automatizados para aprovar ou recusar cadastros, definir limites de uso, de crédito ou de meios de pagamento, detectar fraudes, abusos e uso indevido de créditos promocionais e bloquear ou suspender preventivamente contas e operações suspeitas.

7.2. O titular pode pedir a revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado que afetem seus interesses e receber informações claras sobre os critérios e os procedimentos usados, observados os segredos comercial e industrial (art. 20 da LGPD). O pedido é feito pelo canal da cláusula 16.1.

7.3. A CartaFlow pode classificar e segmentar contas e Contatos Comerciais, por exemplo por porte, setor, interesse e engajamento, para priorizar contatos e personalizar comunicações. Essas classificações não produzem efeitos jurídicos sobre o titular, que pode se opor a elas.

7.4. A CartaFlow pode usar ferramentas de inteligência artificial, próprias ou de fornecedores, para operar e melhorar os Serviços, por exemplo para responder e classificar pedidos de suporte, resumir conversas, traduzir textos, detectar fraudes e erros e validar arquivos e endereços antes da impressão, como conferir se o endereço está na área visível do envelope.

7.5. Com dados de correspondências e de verificações, a CartaFlow usa inteligência artificial apenas como operadora e para executar os Serviços. A CartaFlow não usa o conteúdo das correspondências nem os dados de Destinatários para treinar modelos de inteligência artificial, próprios ou de terceiros, e prefere fornecedores que se comprometam por contrato a não usar os dados recebidos para treinar seus modelos.

7.6. A CartaFlow pode usar dados de uso da Plataforma, de forma pseudonimizada, agregada ou anonimizada, para desenvolver e ajustar suas próprias regras e modelos de prevenção a fraude e de melhoria dos Serviços, com base no legítimo interesse.

8. Compartilhamento de dados

8.1. A CartaFlow compartilha dados pessoais apenas na medida necessária para as finalidades desta Política, com as categorias de destinatários abaixo. Os fornecedores citados são exemplos do tipo de empresa que pode ser contratada: não formam uma lista fechada nem indicam que estejam em uso em determinado momento.

• Categoria

  Gráficas e parceiros de impressão, envelopamento e logística

  Para quê

  Imprimir, envelopar, manusear e levar correspondências à postagem

  Exemplos

  Gráficas e empresas de logística contratadas pela CartaFlow

• Categoria

  Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (Correios)

  Para quê

  Postar e entregar correspondências e, nas cartas registradas, rastreá-las e devolver o aviso de recebimento

  Exemplos

  Correios, que não são afiliados à CartaFlow

• Categoria

  Infraestrutura, nuvem, rede e segurança

  Para quê

  Hospedar o Site e a Plataforma, armazenar dados, distribuir conteúdo e proteger contra ataques e fraudes

  Exemplos

  Amazon Web Services, Google Cloud, Vercel, Cloudflare

• Categoria

  Monitoramento de erros e desempenho

  Para quê

  Detectar, reproduzir e corrigir falhas

  Exemplos

  Sentry

• Categoria

  Análise de uso e testes

  Para quê

  Medir audiência, analisar o uso, fazer testes A/B, mapas de calor e gravações de sessão

  Exemplos

  Google Analytics, Google Tag Manager, Mixpanel, PostHog, Microsoft Clarity, Hotjar

• Categoria

  Publicidade e redes sociais

  Para quê

  Exibir anúncios, fazer remarketing, medir conversões e formar públicos

  Exemplos

  Google Ads, Meta (Facebook e Instagram), LinkedIn, Microsoft Advertising

• Categoria

  Comunicação, CRM, atendimento e produtividade

  Para quê

  E-mails transacionais e de marketing, SMS, WhatsApp, chat de suporte, gestão de clientes e vendas, agenda, reuniões, documentos e assinatura eletrônica

  Exemplos

  Provedores de e-mail e de mensagens, WhatsApp Business, ferramentas de CRM, de chat, de videoconferência e de escritório

• Categoria

  Inteligência artificial

  Para quê

  Atendimento, análise, tradução e validação de arquivos, na forma da cláusula 7.4

  Exemplos

  Provedores de modelos e serviços de inteligência artificial

• Categoria

  Pagamentos, crédito e prevenção a fraude

  Para quê

  Processar cobranças por cartão, Pix ou boleto, analisar crédito e prevenir fraudes

  Exemplos

  Processadores de pagamento, bancos, instituições de pagamento e birôs de crédito

• Categoria

  Assessores e prestadores profissionais

  Para quê

  Contabilidade, auditoria, consultoria, serviços jurídicos, seguros e cobrança

  Exemplos

  Contadores, auditores, advogados, seguradoras e empresas de cobrança

• Categoria

  Parceiros comerciais

  Para quê

  Indicações, revendas, integrações e eventos conjuntos, quando o titular interage com eles ou o Cliente pede a integração

  Exemplos

  Revendedores, integradores de ERP e CRM, organizadores de eventos

• Categoria

  Administradores da conta do Cliente

  Para quê

  Gerir a conta: os administradores veem dados e registros de atividade dos Usuários da mesma conta

  Exemplos

  O próprio Cliente

• Categoria

  Autoridades públicas

  Para quê

  Cumprir lei, regulação, ordem judicial ou requisição de autoridade competente, e defender direitos

  Exemplos

  Poder Judiciário, ANPD, Procons, Receita Federal, Ministério Público e autoridades policiais

• Categoria

  Operações societárias

  Para quê

  Fusão, aquisição, incorporação, cisão, venda de ativos, investimento e auditoria prévia (due diligence)

  Exemplos

  Compradores, investidores e seus assessores, sob dever de confidencialidade

8.2. Os fornecedores que tratam dados em nome da CartaFlow atuam como operadores e se obrigam por contrato a seguir as instruções da CartaFlow, manter confidencialidade e adotar medidas de segurança. Alguns destinatários, como os Correios, processadores de pagamento, birôs de crédito, plataformas de publicidade e autoridades, também tratam os dados para finalidades próprias, como controladores, segundo suas próprias políticas. A CartaFlow não responde pelas práticas de privacidade de terceiros que atuem como controladores independentes, sem prejuízo das obrigações que a lei lhe impõe.

8.3. Em operações societárias, os dados pessoais podem ser transferidos ao sucessor, que continuará sujeito a esta Política ou informará os titulares sobre mudanças relevantes, na forma da cláusula 15.2.

8.4. A CartaFlow não vende nem aluga dados pessoais e não compartilha dados de Destinatários com terceiros para fins de marketing.

8.5. O titular pode pedir informação sobre as entidades públicas e privadas com as quais a CartaFlow compartilhou seus dados (art. 18, VII, da LGPD), inclusive a lista atualizada dos fornecedores relevantes, pelo canal da cláusula 16.1.

8.6. Quando a CartaFlow atua como operadora, a contratação de suboperadores para executar os Serviços segue os Termos de Uso.

9. Transferência internacional

9.1. Parte dos fornecedores da CartaFlow armazena ou trata dados fora do Brasil. Por isso, dados pessoais podem ser transferidos, armazenados ou acessados em outros países, principalmente nos Estados Unidos e em países da União Europeia, e em outros países onde esses fornecedores ou suas subcontratadas mantenham infraestrutura ou equipes de suporte.

9.2. As informações a seguir atendem ao art. 17, § 2º, do Regulamento de Transferência Internacional de Dados, aprovado pela Resolução CD/ANPD nº 19/2024:

1. forma: armazenamento e processamento em nuvem e acesso remoto por fornecedores, em regra por conexão criptografada;
2. duração: enquanto durar o contrato com o fornecedor e pelos prazos da cláusula 10.2, após os quais os dados são eliminados ou anonimizados;
3. finalidades específicas: as da cláusula 5.1 que dependem de cada fornecedor, como hospedagem, segurança, monitoramento de erros, análise, comunicação, atendimento, pagamentos e publicidade;
4. países de destino: os indicados na cláusula 9.1. A lista de países por fornecedor pode ser pedida pelo canal da cláusula 16.1;
5. controlador: a CartaFlow, identificada na cláusula 1.1 e contatável pelo canal da cláusula 16.1;
6. uso compartilhado e finalidade: os descritos na cláusula 8.1;
7. transferências posteriores: os fornecedores podem repassar dados a empresas que eles subcontratam, no Brasil ou no exterior, apenas para as mesmas finalidades e com proteção equivalente;
8. responsabilidades e segurança: os fornecedores tratam os dados conforme contrato com a CartaFlow, e as medidas de segurança estão na cláusula 11.1;
9. direitos do titular: os da cláusula 12.1 e da cláusula 12.2, inclusive o de peticionar contra a CartaFlow perante a Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

9.3. As transferências se apoiam em um dos mecanismos do art. 33 da LGPD, conforme o caso:

1. países ou organismos internacionais reconhecidos pela ANPD com grau de proteção adequado, como a União Europeia, reconhecida pela Resolução CD/ANPD nº 32/2026 (art. 33, I);
2. cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD ou outras garantias previstas no art. 33, II;
3. necessidade para executar contrato, cumprir obrigação legal ou exercer direitos (art. 33, IX); ou
4. consentimento específico e em destaque do titular, quando essa for a base adequada (art. 33, VIII).

9.4. O titular pode pedir a íntegra das cláusulas usadas em uma transferência, observados os segredos comercial e industrial. O pedido é atendido em até 15 dias (art. 17 do Regulamento de Transferência Internacional de Dados).

9.5. A transferência internacional de dados de Destinatários, feita como operadora, segue as instruções do Cliente e os Termos de Uso.

10. Retenção e eliminação

10.1. A CartaFlow mantém dados pessoais pelo tempo necessário para as finalidades desta Política e, depois disso, pelos prazos de guarda exigidos ou autorizados por lei, como para cumprir obrigação legal ou regulatória e para exercer direitos (arts. 15 e 16 da LGPD). Ao fim desses prazos, os dados são eliminados ou anonimizados.

10.2. Os principais prazos e critérios são:

• Dados

  Registros de acesso a aplicações (IP, data e hora)

  Prazo ou critério

  No mínimo 6 meses (art. 15 do Marco Civil da Internet) e, quando necessário para segurança, prevenção a fraude ou defesa de direitos, até o fim do prazo de prescrição aplicável

• Dados

  Cadastro, conta e atendimento

  Prazo ou critério

  Enquanto a conta existir e, após o encerramento, até o fim dos prazos de prescrição ligados ao contrato, em regra 5 anos (art. 27 da Lei nº 8.078/1990 e art. 206, § 5º, I, do Código Civil), podendo chegar a 10 anos (art. 205 do Código Civil)

• Dados

  Documentos fiscais, contábeis e de pagamento

  Prazo ou critério

  No mínimo 5 anos, ou até a prescrição dos créditos tributários a que se referem (arts. 173, 174 e 195, parágrafo único, da Lei nº 5.172/1966, Código Tributário Nacional, e art. 1.194 do Código Civil)

• Dados

  Marketing e Contatos Comerciais

  Prazo ou critério

  Até a oposição do titular ou até deixarem de ser úteis à finalidade. Após a oposição, a CartaFlow mantém o mínimo necessário para não voltar a contatar o titular (lista de supressão)

• Dados

  Registros de consentimento e de oposição

  Prazo ou critério

  Enquanto válidos e por até 5 anos após a revogação ou a oposição, para comprovação (art. 8º, § 2º, da LGPD)

• Dados

  Análise de uso

  Prazo ou critério

  Em regra até 26 meses em forma identificável; depois disso, apenas de forma agregada ou anonimizada

• Dados

  Gravações de sessão, mapas de calor e relatórios de erro

  Prazo ou critério

  Pelo período configurado em cada ferramenta, em regra de 30 dias a 13 meses

• Dados

  Registros de incidentes de segurança

  Prazo ou critério

  No mínimo 5 anos (art. 10 da Resolução CD/ANPD nº 15/2024)

• Dados

  Arquivos das correspondências (PDF) e dados de verificações, inclusive os registros das Páginas de Verificação (cláusula 3.5 e cláusula 3.7), tratados como operadora

  Prazo ou critério

  Arquivos: até 90 dias após a postagem ou o cancelamento, salvo outro prazo informado na Plataforma ou configurado pelo Cliente. Demais dados: pelo prazo das instruções do Cliente e, ao fim do contrato, eliminados ou disponibilizados para exportação, tudo conforme os Termos de Uso

• Dados

  Registros de comprovação dos envios, guardados como controladora (cláusula 10.3)

  Prazo ou critério

  Até o fim dos prazos de prescrição, em regra 5 anos após o envio (art. 27 da Lei nº 8.078/1990 e art. 206, § 5º, I, do Código Civil), podendo chegar a 10 anos (art. 205 do Código Civil)

10.3. Mesmo após a eliminação dos arquivos de uma correspondência, a CartaFlow pode manter, como controladora, os registros necessários para comprovar a execução dos Serviços e cumprir obrigações legais: data, modalidade, valor, status, código de rastreamento dos Correios e o nome e o endereço do Destinatário que constaram do envelope, pelo prazo indicado para esses registros na cláusula 10.2. A base legal é o exercício regular de direitos e o cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II e VI, da LGPD).

10.4. Os prazos podem ser estendidos pelo tempo necessário quando houver processo judicial, administrativo ou arbitral, investigação, requisição de autoridade ou suspeita fundada de fraude.

10.5. Dados eliminados dos sistemas ativos podem permanecer em cópias de segurança até a sobrescrita regular dessas cópias, protegidos e sem uso para outras finalidades.

11. Segurança e incidentes

11.1. A CartaFlow adota medidas técnicas e administrativas para proteger dados pessoais contra acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão (art. 46 da LGPD). Conforme o risco de cada operação, essas medidas incluem:

1. criptografia em trânsito e, quando disponível, em repouso;
2. controle de acesso por necessidade e privilégio mínimo, com autenticação reforçada para acessos administrativos;
3. registro e monitoramento de acessos e eventos de segurança;
4. cópias de segurança e separação de ambientes;
5. avaliação de fornecedores e compromissos contratuais de confidencialidade e segurança;
6. dever de confidencialidade e orientação das pessoas com acesso a dados pessoais.

11.2. Nenhum sistema é imune a falhas ou ataques. A CartaFlow não garante que incidentes de segurança nunca ocorrerão, mas trabalha para preveni-los, detectá-los e reduzir seus efeitos.

11.3. O Cliente e os Usuários devem manter senhas e chaves de API em sigilo, usar os recursos adicionais de autenticação oferecidos e avisar a CartaFlow, pelo canal da cláusula 16.1, sobre qualquer uso não autorizado. A CartaFlow não responde por acessos feitos com credenciais ou chaves de API do Cliente obtidas por falha de guarda do próprio Cliente ou de seus Usuários.

11.4. Se ocorrer incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, a CartaFlow, como controladora, comunicará a ANPD e os titulares afetados nos prazos e na forma do art. 48 da LGPD e da Resolução CD/ANPD nº 15/2024. Como operadora, a CartaFlow avisará o Cliente nos prazos dos Termos de Uso, para que ele adote as providências que lhe cabem como controlador.

12. Direitos do titular

12.1. Nos termos do art. 18 da LGPD, o titular pode obter da CartaFlow, quanto aos dados que ela trata como controladora:

1. confirmação da existência de tratamento;
2. acesso aos dados;
3. correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
4. anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD;
5. portabilidade dos dados a outro fornecedor, mediante requisição expressa, conforme a regulamentação da ANPD;
6. eliminação dos dados tratados com base no consentimento, salvo nas hipóteses do art. 16 da LGPD;
7. informação sobre as entidades públicas e privadas com as quais a CartaFlow compartilhou dados;
8. informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;
9. revogação do consentimento.

12.2. O titular também pode se opor a tratamento baseado em hipótese que dispensa consentimento, em caso de descumprimento da LGPD (art. 18, § 2º), pedir a revisão de decisões automatizadas, na forma da cláusula 7.2, e peticionar contra a CartaFlow perante a ANPD e os órgãos de defesa do consumidor (art. 18, §§ 1º e 8º).

12.3. Os pedidos são gratuitos e podem ser feitos pelo titular ou por representante legalmente constituído (art. 18, §§ 3º e 5º), pelo e-mail privacidade@cartaflow.com.br ou, quando disponível, nas configurações da conta.

12.4. Para proteger o titular, a CartaFlow pode pedir informações que confirmem a identidade de quem faz o pedido ou os poderes do representante, e atenderá o pedido depois dessa confirmação.

12.5. A confirmação de existência ou o acesso aos dados são fornecidos em formato simplificado, imediatamente, ou por declaração clara e completa, em até 15 dias contados do requerimento (art. 19 da LGPD). Os demais pedidos são atendidos nos prazos da regulamentação da ANPD ou, na falta dela, em prazo razoável. Enquanto a CartaFlow se enquadrar como agente de tratamento de pequeno porte, poderá usar os prazos diferenciados da Resolução CD/ANPD nº 2/2022.

12.6. A CartaFlow pode manter os dados necessários para cumprir obrigação legal ou regulatória, exercer direitos ou atender às demais hipóteses do art. 16 da LGPD, mesmo após pedido de eliminação, e pode deixar de fornecer informações protegidas por segredo comercial ou industrial ou que revelem dados de outras pessoas. Nesses casos, a CartaFlow informa os motivos de fato ou de direito (art. 18, § 4º, II, da LGPD).

12.7. Quando o pedido tratar de dados que a CartaFlow trata como operadora, como os de Destinatários, a CartaFlow procederá na forma da cláusula 3.4.

12.8. A eliminação de dados indispensáveis à conta, como e-mail de acesso e dados de faturamento, pode exigir o encerramento da conta.

13. Comunicações de marketing

13.1. A CartaFlow envia comunicações de marketing a Clientes, Usuários e Contatos Comerciais sobre os Serviços, novidades, conteúdos, eventos e ofertas, por e-mail, telefone, mensagens, redes profissionais e outros canais, com a base legal indicada na cláusula 5.1.

13.2. O titular pode deixar de receber essas comunicações a qualquer momento, sem custo, pelo link de descadastro de cada e-mail, respondendo à mensagem com o pedido de saída, nas preferências da conta, quando disponíveis, ou pelo canal da cláusula 16.1.

13.3. Mesmo após sair das comunicações de marketing, o Cliente e os Usuários continuam a receber as comunicações operacionais necessárias aos Serviços, como avisos de segurança, de cobrança, de status de envios e de mudanças nos Termos de Uso ou nesta Política.

13.4. O consentimento para publicidade online é gerido na ferramenta de cookies, na forma da Política de Cookies.

14. Dados sensíveis, crianças e adolescentes

14.1. Os arquivos que o Cliente envia podem conter dados pessoais sensíveis, como dados de saúde, e dados de crianças e adolescentes, por exemplo em correspondências de clínicas, consultórios, escolas e universidades. A CartaFlow trata esses dados como operadora, apenas para executar os Serviços, com as medidas de segurança da cláusula 11.1.

14.2. Cabe ao Cliente, como controlador, ter base legal para tratar e enviar esses dados (arts. 11 e 14 da LGPD), observar o melhor interesse de crianças e adolescentes e limitar o conteúdo ao necessário. A CartaFlow não revisa o conteúdo das correspondências nem verifica a base legal usada pelo Cliente.

14.3. Os Termos de Uso proíbem o Cliente de deixar dados sensíveis, dados de crianças e adolescentes ou informações sobre dívidas visíveis no envelope ou pela janela dele: esses dados só podem constar do conteúdo interno da correspondência.

14.4. Os Serviços são destinados a empresas e não são direcionados a crianças e adolescentes. A CartaFlow não coleta intencionalmente, para finalidades próprias, dados de menores de 18 anos e eliminará os que identificar tratados sem base adequada.

14.5. Para finalidades próprias, a CartaFlow só trata dados sensíveis quando indispensável para cumprir obrigação legal, exercer direitos ou prevenir fraude na confirmação de identidade (art. 11, II, “a”, “d” e “g”, da LGPD), ou com consentimento específico e destacado do titular.

15. Mudanças nesta Política

15.1. A CartaFlow pode alterar esta Política a qualquer tempo, por exemplo para refletir novos Serviços, fornecedores, tecnologias ou exigências legais. A data da versão em vigor aparece no topo desta página.

15.2. Alterações relevantes, em especial as que mudem a finalidade, a forma ou a duração do tratamento, a identificação do controlador ou o compartilhamento de dados, serão informadas com destaque do que mudou (art. 8º, § 6º, da LGPD), por aviso no Site, na Plataforma ou por e-mail, com antecedência razoável, salvo quando exigência legal ou de segurança impuser efeito imediato.

15.3. Se a alteração afetar tratamento baseado em consentimento, o titular pode revogá-lo caso discorde. Nos demais casos, a nova versão se aplica a partir de sua vigência.

15.4. Versões anteriores desta Política podem ser pedidas pelo canal da cláusula 16.1.

16. Contato, encarregado e ANPD

16.1. O canal de privacidade da CartaFlow, para titulares e para a Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD), é privacidade@cartaflow.com.br. Ele recebe pedidos, reclamações e comunicações sobre dados pessoais (art. 41, § 2º, da LGPD). Outros assuntos podem ser tratados em contato@cartaflow.com.br.

16.2. Quando a CartaFlow indicar encarregado pelo tratamento de dados pessoais, na forma do art. 41 da LGPD e da Resolução CD/ANPD nº 18/2024, a identidade dele será divulgada nesta seção, e o canal da cláusula 16.1 continuará válido. Enquanto não houver indicação, o que a lei admite para agentes de tratamento de pequeno porte (art. 11 da Resolução CD/ANPD nº 2/2022), esse canal funciona como canal de comunicação com os titulares e com a ANPD.

16.3. O titular pode peticionar à ANPD e aos órgãos de defesa do consumidor. A CartaFlow recomenda o contato prévio pelo canal da cláusula 16.1, para que o pedido possa ser resolvido com rapidez.

16.4. Esta Política é regida pela legislação brasileira.